航天信息A3软件购销存系统-通用操作-单据管理

A3软件购销存系统如何管理和操作单据？ 购销存软件A3中单据怎么操作和管理？航天企业管理软件A3购销存系统通用操作-单据管理

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界面说明

单据界面如下图：

单据界面

1 、工具栏

包括多种功能按钮：

2、表头区域

单据号：单据编码设置为自动编号时，按单据编号规则生成。否则手工录入。同一类型的单据号不能重复。

日期：手工或参照录入。默认为系统登录日期。

供应商：手工或参照录入。手工输入时，输入编号、助记码、名称的部分字符可模糊下拉匹配；参照录入时，显示供应商档案中未禁用的记录。

客户：手工或参照录入。手工输入时，输入编号、助记码、名称的部分字符可模糊下拉匹配；参照录入时显示客户档案中未禁用的记录。

票据类型：根据参数“单据默认票据类型”设置取默认值，主要包括“收据”、“普通发票”、“专用发票”、“机动车发票”、“收购发票”五类，修改票据类型，如果明细表已有物品，对所有物品按照修改后的票据类型计算税额，在实际业务处理过程中，在单据中可以直接录入对应的发票号，以便备查。

联系人：根据供应商/客户带入，可修改。

地址电话：根据供应商/客户带入，取供应商档案中营业地址和电话/客户档案中的地址电话，可修改。

仓库：根据供应商/客户带入，如果供应商/客户档案中未设置到货仓库，则不带入；也可手工或参照录入。

部门：根据供应商/客户带入，可修改；也可手工或参照录入；参照录入时显示部门中未禁用末级部门。

职员：根据供应商/客户带入，可修改；也可手工或参照录入；参照录入时显示职员中未禁用记录；部门有值时，参照对应部门职员（可手工录入其它部门职员）；录入职员时如果部门为空，则将职员所属部门带入部门中。

发票号：手工录入。

发运方式：根据供应商/客户档案带入，可以修改。也可下拉参照录入。

备注：输入时不能超过255个字符。

3、明细表区域

赠品：勾选表示该行物品为赠品，勾选赠品后除报价、报价金额外其它单价和金额清0。赠品不允许编辑单价、无税单价、金额、无税金额、税额。取消赠品标记时，将价税项恢复。

物品名称：由物品编码带入。

规格型号：由物品编码带入。

物品编码：手工或参照录入，参照物品档案中未禁用的记录。勾选参数“允许录入单据时自动建立新档案”，可以自动建立新物品档案。受托代销单据参照代销属性的物品。

物品条码：由物品编码带入。

单位：根据物品编码带入默认计量单位，启用辅计量的物品可以修改，下拉选择（当前物品所属计量单位分类下的所有计量单位）。

主计量单位：根据物品档案带出，不可改。

换算率：根据物品和当前单位从物品档案取值，当前单位是主计量单位时，换算率＝1。

批次：批次管理物品必录，可手工或参照录入。

生产日期：根据批次带入。

保质期天数：根据物品带入，录入批次后根据批次带入。

到期日期：根据批次带入，保质期管理物品才允许录入。

仓库编码：参照或手工录入，表头仓库为空时，录入明细表物品自动带出物品档案设置的仓库，表头仓库非空时取表头仓库，可修改。

仓库名称：根据仓库编码带入。

折扣率：对当前行以报价为基准的折扣率百分数，如90表示打9折，即价格是报价的90%。

备注：备注信息。

物品图片：点击图片链接，显示物品档案中设置的物品图片，支持图片的放大、缩小。

客户（供应商）物品编码：参照客户（供应商）物品对照表中的数据录入，如果先录入客户（供应商）、物品编码后系统会自动带出客户（供应商）物品编码。同样，先录入客户（供应商）、客户（供应商）物品编码也会自动带出相应的物品。如果对照表相应的对照关系不* ，则弹出选择框可供选录。

客户（供应商）物品名称：根据对照表带出客户（供应商）物品名称。

4、表尾区域

制单人：当前登录人。

修改人：最后修改单据的登陆人

审核人：执行审核操作时的登录人。

变更人：单据审核后执行变更操作的登录人。

5、信息看板区域

供应商应付/客户应收余额：录入表头供应商/客户后自动显示当前供应商/客户应付/收款余额；如果表头没有录入供应商/客户，则应付/收余额为空。点击后进入应付/收款余额表，按当前供应商/客户查询。

本单付/收款金额：当前单据付/收款金额。点击后进入付/收款单列表，查询本单据的付款单。

现存量：显示光标所在物品行发货仓库的现存量，如果物品行没有录入仓库则显示该物品在所有仓库的现存量。光标换行后显示新的物品行现存量，点击现存量可查询库存明细。点击后进入库存查询，显示当前物品的现存量、可用量等信息。

信息看板默认隐藏，点击向上箭头可查看。

新增单据

新增单据时，可以手工输入，也可以参照其它单据生成。具体采用何种方式新增单据，取决于企业采用的业务模式和参数设置。

【功能入口】

• 点击单据菜单。
• 单据工具栏点击【新增】按钮。
• 单据列表工具栏点击【新增】按钮。

【操作说明】

• 在空白单据中，手工输入单据表头和明细表内容：直接录入或参照，录入物品后系统自动带入相关信息。根据业务规则，不同单据有不同的必填栏目，如为空系统提示用户输入。
• 在单据中批量添加物品，单据中双击物品名称输入框，弹出物品参照界面在参照界面可多选物品，点【确定】按钮，将多个物品同时带到单据。
• 如为采购退货单等单据，点击原进货单，可弹出相应的参照单据过滤窗口，选择要参照的单据。参照单据录入时，根据业务规则，可对单据记录进行有限制的修改。
• 要修改栏目，用鼠标点击要修改的数据项，直接输入要修改的数据。
• 如果不想保存当前输入的单据，单击【取消】按钮，则取消当前新增的单据。
• 如果当前单据没有完整输入，但稍后仍想继续输入时，可点【暂存】来保存。
• 该张单据被确认正确后，单击【保存】，保存该单据。
• 未保存单据时，如按【退出】，系统提示“当前数据未被保存，确定要退出吗？”，如选择【确定】，则不做保存退出；如选择【取消】，则返回录入状态。
• 单据增加完毕，再重复前面的步骤，增加下一张单据。
• 当所有单据填制完毕，用鼠标单击【退出】按钮或当前窗口右上角【X】，退出填制单据功能。

【注意事项】

• 在未保存前可以按【取消】，放弃当前填制的单据。
• 在保存后可以按【删除】，删除当前未审核的单据。

• 用户选择或输入物品编码后，系统自动将该物品的名称、规格型号、单位等带入单据。

• 同一张单据上可以有相同物品、相同批号的记录存在。

修改单据

【功能入口】

• 单据工具栏点击【修改】按钮。
• 单据列表界面选择单据，点击【修改】按钮。

【操作说明】

• 进入单据后，用鼠标点击要修改的数据项，直接输入修改内容。
• 需要删除行时，将光标移到当前行，单击【删行】，即删除当前行。
• 需要增加行时，单击【增行】，即可新增一空白行。
• 如果不想保存修改内容，单击【取消】按钮，则放弃当前修改的内容。
• 修改完成后，按【保存】按钮，保存本次修改的内容。
• 未保存单据时，如按【退出】，系统提示“当前数据未被保存，确定要退出吗？”，如选择【确定】，则不做保存退出；如选择【取消】，则返回录入状态。

【注意事项】

下列情况下不允许修改单据：

• 已审核的单据。如要修改，则需将已审核的单据执行反审核。
• 有下游单据生成，或被其它功能、其它系统使用，已被使用的单据不可反审核。如需修改，则需将生成的下游单据删除，或取消其它系统的相关操作。
• 已审核的单据可以变更，但是只能修改有限栏目。

保存单据

【功能入口】

单据工具栏点击【保存】按钮。

【操作说明】

• 在新增、修改完单据后，点击【保存】按钮。
• 系统对单据输入进行合法性检查，检查不通过时单据保存不成功，并提示相关信息。否则保存成功。

【注意事项】

保存操作对业务的影响如下表：（↑增加，↓减少，-无影响）

说明：

1.物品可用量根据参数公式计算，只有参数中被选中的单据才会在保存时影响可用量。

2.其它出/入库单，收/付款单，其它应收/付单对业务的影响，此处以蓝字单据为例，红字单据影响方向相反。

3.收款单、付款单、其它应收单、其它应付单审核后影响客户/供应商应收/应付。

暂存单据

用户可以把录入一部分的单据暂存为草稿，下次有时间的时候接着录入。暂存的单据属于临时单据，不进行业务校验，不允许审核，不参与后续的业务查询与统计。

【功能入口】

单据工具栏点击【暂存】按钮

【操作说明】

• 新增单据时，可随时暂存。
• 需要接着录入时，在单据列表，点击【查询】按钮，找到之前暂存的单据，点击【修改】，继续录入，还可以继续暂存，也可以保存。
• 所有单据保存后不能再被暂存。
  

复制单据

如果用户以前曾经录入过与目前将要填制的单据类似或完全相同的单据，可用复制单据功能，加快单据的录入速度。

【功能入口】

单据工具栏点击【复制】按钮

【操作说明】

• 从单据列表双击或选中一行点查看进入单据界面。
• 在需要复制的单据界面，点击【复制】按钮，则系统自动复制一张单据，用户可修改单据内容。

删除单据

单据如不需要，则可以将该单据整张删除。

【功能入口】

• 单据工具栏点击【删除】按钮。
• 在单据列表界面选择单据，直接点击【删除】按钮。也可勾选多个进行批量删除。

【操作说明】

• 点击【删除】按钮，需要进行删除确认，确定则删除单据，否则不删除单据。
• 在单据列表界面也可勾选多个，批量删除。

【注意事项】

下列情况下不允许删除单据：

• 已审核的单据。如要删除，则需将单据反审核。
• 有下游单据生成，或被其它功能、其它系统使用，不可删除。如需删除，则需将生成的下游单据删除，或取消其它系统的相关操作
• 删除的单据无法恢复，需要谨慎使用，如果单据确实不正确，可以修改该单据。
  

审核/反审核单据

在实际业务过程中，审核常常是对当前业务完成的确认。有些单据只有经过审核，才是有效单据，才能进入下一流程，被后续业务使用。单据审核后，可以反审核。

【功能入口】

• 单据工具栏点击【操作】下的【审核】/【反审核】按钮。
• 在单据列表界面，点击一行或勾选多张单据，点击列表工具栏【审核】/【反审核】/【审核所有页】/【反审核所有页】按钮。

【操作说明】

• 点击【审核】/【反审核】按钮，系统将当前单据进行审核/反审核，单据状态变为已审核/未审核状态，并将当前操作员记入/清除单据表尾“审核人”。
• 在单据列表界面可选择多张单据进行【审核】/【反审核】，但只针对当前页所选择的单据。
• 单据列表中的【审核所有页】/【反审核所有页】是对所查询的单据进行全部处理。
• 如果参数设置了自动生成暂存凭证、自动生成出纳现金银行日记账，单据审核时会根据设置自动生成暂存凭证、出纳日记账。

【注意事项】

• 已审核的单据不能再修改、删除，如果发现单据有错误，需在审核前进行修改和删除。
• 已审核的单据不能再审核。
• 审核后的单据为有效单据，可以被其它单据或其它系统参照、使用。
• 有下游单据生成，或被其它功能、其它系统使用，如已生成凭证，已使用的单据不可反审核。单据只能整张审核/反审核，不可拆单。
• 如果单据存在自动生成的暂存凭证、未过账的出纳日记账，单据反审核时自动删除相应的暂存凭证、出纳日记账。

审核操作对单据的影响如下表：（↑增加，↓减少，-无影响）

说明：

1.反审核操作对业务的影响方向与审核操作相反。

2.其它出/入库单，收/付款单，其它应收/付单对业务的影响，此处以蓝字单据为例，红字单据影响方向相反。

条码扫描录入

录入物品明细可以采用手工录入物品代码，也可以采用录入或扫描物品条码的方式，在采用条码录入时，需要先在物品基础资料中维护条码信息。

【功能入口】

单据工具栏点击【条码】按钮

【操作说明】

点击【条码】按钮，系统显示条码扫描窗口，如下图所示：

条码界面

• 条码输入

光标定位到条码输入框手工输入或者扫描条码，系统根据物品档案中设置的条形码自动匹配物品。当输入的条码不存在时，会提示新增物品档案，并将新条码带入此物品档案中。

• 扫描条码时输入数量

1）存在一码多个数量，选中“扫描条码时输入数量”，光标会跳转到“数量”处，录入数量回车后，系统将匹配到的物品信息及数量填入单据中。

2）不选中“扫描条码时输入数量”时，录入条码后，系统将匹配到的物品信息填入单据中，不会再跳转到“数量”处，此时单据数量自动取“1”。

• 数量

只有勾选扫码时输入数量，在条码扫描界面输入的数量才会带入单据，且如果该数量不修改，下次扫码自动按照本次输入的数量带入单据。如果不勾选扫码时输入数量则只带数量为1。

• 自动累加：如果希望扫描的相同物品合并到同一行显示，则需要勾选“自动累加”，再做扫码操作。
• 录入完成退出

勾选“扫描条码时输入数量”，输入数量后敲回车键关闭条码录入窗口。未勾选“扫描条码时输入数量”则录入条码后直接敲回车键关闭条码录入窗口。或者直接点【退出】按钮，返回到单据录入页面。

说明：

1. 条码录入界面勾选项“扫描条码时输入数量”、“自动累加”需先勾选或者取消勾选，再去扫码才生效，如果扫码后再勾选则本次扫码无效，下次生效。
2. 条码扫描枪可设置末端字符加后缀-回车，请详细阅读条码扫描枪说明书，设置好后扫描条码会自动回车。
3. 调拨单录入条码时，录入的数量对应辅计量数量。
   

格式

格式设置可以根据需要进行布局排版，使用户使用起来更加得心应手。

【功能入口】

单据工具栏点击【操作】下的【格式】按钮。

【操作说明】

• 点击【格式】按钮，系统显示格式设置窗口，如下图所示：

格式界面

• 在左侧目录选择需要进行设置的区域，如表头、明细或表尾，将光标移至右边显示的项目上。

1）点击“显示名称”，可对名称进行重命名。

2）点击 “显示”栏目，勾选则显示，否则不显示。

3）点击“默认值”，可对具体项目设置默认显示的值，新增单据时，该默认值自动带出。

4）并用鼠标单击【上移】、【下移】、【最上】、【最下】按钮，调整此项目在单据中显示的位置。

5）全部设置后，按【确定】按钮，系统立即按用户设置的项目显示相应界面。

6）如果需要恢复到系统预置的样式，点击【恢复默认】，保存，即可重置。

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